Zásady zpracování osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů u OSVČ Ivona Riečičiarová, LL.M.

Jsem si vědoma významu ochrany osobních údajů a soukromí mých klientů, a proto při zpracování vašich osobních údajů postupuji v souladu s platnými právními předpisy, zejména zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů („ZOOÚ“), a s účinností od 25.05.2018 nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.04.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; „GDPR“), a se zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách v informační společnosti.

Níže naleznete podrobnější informace související se zpracováním Vašich osobních údajů při mé podnikatelské činnosti. Jejich smyslem je zejména informovat Vás, mé klienty a obchodní partnery, ať už minulé, současné či budoucí, jaké osobní údaje o Vás při mé činnosti, v rámci nabízení, sjednávání a poskytování realitních služeb, zpracovávám, k jakým účelům, jakým způsobem a na základě jakých právních titulů tak činím, kdo další může s Vaším souhlasem či bez něj zpracovávat Vaše osobní údaje, kde a jakým způsobem můžete o Vašich zpracovávaných osobních údajích získat informace a jaká jsou Vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů.

Ochrana soukromí a osobních údajů patří mezi mé priority. Tyto údaje považuji za důvěrné a zachovávám o nich mlčenlivost. Kladu důraz na bezpečnost při jejich zpracování, na výběr smluvních partnerů a striktní dodržování zákonných pravidel.

 

1. Kdo spravuje Vaše osobní údaje, respektive kdo je jejich správcem?

Ivona Riečičiarová, LL.M., IČ: 72408154, sídlo: 763 23  Dolní Lhota 158, kancelář: Havlíčkova 797, 765 02  Otrokovice, telefon: 777 301 273, e-mail: info@i-reality.eu, ivonarie@gmail.com

Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl Správcem jmenován.

 

2. Jaké osobní údaje zpracovávám?

Vaše osobní údaje zpracovávám na základě právních důvodů, které mi přísluší dle výše uvedeného obecného nařízení o ochraně osobních údajů, tj. například  pokud je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na mne jako správce vztahuje, nebo je zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž jste smluvní stranou, nebo pokud je zpracování nezbytné pro účely mých oprávněných zájmů či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost Vaše zájmy nebo základní práva a svobody vyžadující ochranu osobních údajů.

Pokud mi udělíte, popř. jste již udělil/a souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely nabídky mých služeb nebo pro účely plnění smlouvy, tj. zprostředkování koupě, prodeje či pronájmu/podnájmu nemovité věci nebo převodu členských práv, zpracovávám (popř. budu zpracovávat) Vaše osobní údaje na základě takového Vašeho souhlasu v nezbytném rozsahu pro tyto účely.  

U klientů se jedná zejména o tyto kategorie osobních údajů:

• identifikační údaje (např. jméno, příjmení, datum narození, u podnikajících fyzických osob: název, IČ)
• kontaktní údaje (např. adresa trvalého bydliště, kontaktní adresa, sídlo, telefonní číslo, e-mail)
• údaje nezbytné k rozhodnutí o uzavření smlouvy nebo pro její správu (údaje nezbytné k posouzení rizikovosti z pohledu prevence legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu), které mohou zahrnovat:

• sociodemografické údaje (např. věk, pohlaví, místo pobytu, rodinný stav, vzdělání, příjem apod.)
• údaje o případně probíhajících exekučních nebo insolvenčních řízeních

• údaje vznikající plněním závazků z konkrétní smlouvy (parametry sjednané smlouvy, údaje o nemovitém majetku nebo družstevním podílu v bytovém družstvu /Nemovitosti/, doba trvání smlouvy, výše finančního plnění, způsob financování a úhrady, bankovní spojení, zdroj a původ finančních prostředků a majetku, údaje o provedených platbách apod.)
• zvláštní kategorie osobních údajů, tj. citlivé osobní údaje (např. údaje o zdravotním stavu, pokud nám je sdělíte).
• informace ze sociálních sítí (při poskytování mých služeb pracuji například i s Facebookem, Instagramem). Data, která zveřejňujete na svojí hlavní stránce, neskladuji, ale můžu je využít k ověření důvěryhodnosti klienta)

U externích dodavatelů služeb či obchodních partnerů se jedná zejména o tyto kategorie osobních údajů:

• identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, obchodní firmu, IČ apod.)
• kontaktní údaje (např. místo podnikání a kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mail apod.)

 

3. Z jakých zdrojů tyto informace pocházejí?

Mnou zpracovávané osobní údaje pocházejí především od Vás, subjektů osobních údajů. Osobní údaje, které zpracovávám, však mohou pocházet i z jiných zdrojů. 

Dále u klientů zpracovávám údaje, které legálně získám z veřejných rejstříků, či veřejně dostupných zdrojů (včetně informací ze sociálních sítí a internetu, které o sobě sami zveřejníte), seznamů a evidencí (např. veřejný seznam katastru nemovitostí, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík apod.), nebo od spolupracujících třetích stran.

 

4. Jaké jsou konkrétní účely zpracování Vašich osobních údajů?

Údaje, které mi poskytujete, používám k tomu, abych Vás mohla kontaktovat zpět a poskytnout Vám informace, o které jste mě požádali, nebo pro účely plnění smlouvy, tj. zprostředkování koupě, prodeje či pronájmu Nemovitosti. Veškeré osobní údaje jsou zpracovány zákonným a transparentním způsobem a jsou vyžadovány pouze přiměřené, relevantní a nezbytné údaje ve vztahu k účelu zpracování.

U klientů zpracovávám osobní údaje pro účely:

• evidence (zpracování Vašich požadavků, zápis do evidence zájemců o koupi, prodej, pronájem Nemovitosti, včetně zjištění hodnoty Nemovitosti)
• vzniku a správy smlouvy, kterou se mnou uzavíráte, jakož i zprostředkovávaných smluv (tj. smluv uzavřených mezi Vámi jako zájemcem a osobou mnou zprostředkovanou) a plnění závazků z těchto smluv, servisní komunikace
• marketingové v rámci mé podnikatelské činnosti (s využitím elektronických prostředků: e-mail, telefon, SMS aj.), tj. soubor činností, jejichž účelem je: - vytvoření vhodné prodejní nebo nákupní nabídky související s realitním trhem nebo financováním; poskytování informací o mých službách nebo službách či produktech spolupracujících třetích stran; vytvoření a zasílání obchodních sdělení (zprávy, informace, zkušenosti ze světa Nemovitostí; pozvánky na akce (např. dny otevřených dveří), průzkum spokojenosti, blahopřání; zprostředkování či pořízení a vyhodnocování příslušných údajů k těmto účelům
• plnění informační povinnosti

U externích dodavatelů služeb či obchodních partnerů se jedná zejména o tyto kategorie osobních údajů:

• evidence, vzniku, správy a plnění smlouvy.

 

5. Jaký je právní základ pro jejich zpracování (důvod zpracování)?

Osobní údaje zpracovávám pouze tehdy, je-li splněna alespoň jedna z následujících podmínek:

• zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž jste smluvní stranou, vč. zprostředkovávaných smluv (tj. smluv uzavřených mezi Vámi jako zájemcem a osobou mnou zprostředkovanou); nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost
• zpracování je nezbytné pro účely mých převážně oprávněných zájmů, popř. třetí strany, kdy tyto odůvodňuji především Vaším zájmem o využití mých služeb (zejména zprostředkování prodeje, koupě, pronájmu Nemovitostí, včetně tzv. poprodejních služeb, souvisejících např. s péčí o Vaše realitní portfolio, refinancováním úvěrů, investováním v oblasti Nemovitostí, pro účely našich daňových evidencí a kontrol), kdy tyto informace vyhodnocuji tak, abych Vám do budoucna poskytovala pouze takové služby, o které máte zájem
• zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na mne vztahuje (např. identifikace původu majetku dle AML Zákona č. 253/2008 Sb.)
• ke zpracování dochází na základě Vámi uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů

 

6. Jak Vaše osobní údaje chráním?

Vaše osobní údaje zpracovávám v elektronické nebo tištěné podobně neautomatizovaným způsobem. Vaše osobní údaje chráním, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich přenosu, změně či ztrátě nebo k jinému možnému zneužití.

Veškeré osoby, které přijdou do styku s osobními údaji při plnění svých pracovních nebo smluvních povinností, jsou vázány povinností mlčenlivosti jak o osobních údajích samotných, tak i o bezpečnostních opatřeních k jejich ochraně. Tato povinnost trvá neomezeně i po skončení zaměstnání nebo příslušného vztahu.

 

7. Po jakou dobu budou Vaše osobní údaje zpracovávány?

Jednotlivé kategorie Vašich osobních údajů jsou zpracovávány pouze po nezbytnou dobu vymezenou výše uvedenými účely. Pomine-li účel zpracování, Vaše osobní údaje nadále nezpracovávám.

Je-li, či byl-li, Váš vztah se mnou založen smlouvou, osobní údaje zpracovávám maximálně však po dobu trvání Vašeho smluvního vztahu se mnou a dále následujících 10 let po ukončení Vašeho posledního smluvního vztahu se mnou, z titulu nezbytnosti splnění právní povinnosti definované zákonem. Po ztrátě zákonného důvodu provádím výmaz příslušných osobních údajů.

Osobní údaje, které zpracovávám za účelem marketingu na základě Vašeho souhlasu, zpracovávám pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen.

 

8. Kdo může Vaše osobní údaje zpracovávat mimo mě?

Zákonná úprava ochrany osobních údajů dává jejich správci možnost pověřit zpracováním osobních údajů zpracovatele. Zpracovatelem osobních údajů je každá fyzická nebo právnická osoba, která na základě právního předpisu nebo pověření správcem zpracovává osobní údaje pro správce.

Zpracovatelé, které využívám ke zpracování Vašich osobních údajů, jsou zejména následující:

• spolupracující realitní kanceláře či realitní makléři, developeři
• externí advokátní kancelář
• poskytovatelé finančních i nefinančních služeb (zajištění financování koupě, zhotovení PENB, zhotovení znaleckých posudků či tržních ocenění nemovitostí, pojištění osob, zdraví či majetku apod.)
• poskytovatelé služeb nezbytných pro výkon mé činnosti (správa účetnictví, právní a daňové poradentství apod.)
• poskytovatelé nebo provozovatelé informačních technologií

Dalšími příjemci, kteří mohou získat přístup k Vašim osobním údajům, a to pouze na základě plnění právní povinnosti nebo na základě výkonu veřejné moci, jsou např. soudy, Policie ČR, insolvenční správci, notáři a exekutoři.

 

9. Jaká máte práva při zpracování Vašich osobních údajů?

Vaše osobní údaje zpracovávám transparentně, korektně a v souladu s legislativními požadavky. Zároveň však máte právo se na mne kdykoli obrátit, abyste získali informace o procesu zpracování svých osobních údajů či za účelem uplatnění níže uvedených práv, která souvisejí s osobními údaji.

Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo vyžádat si kopii svých osobních údajů, které o vás zpracovávám.

Právo na opravu osobních údajů
Pokud se domníváte, že osobní údaje, které o vás vedu, jsou nepřesné či neúplné, máte právo mě včas požádat o jejich aktualizaci či doplnění.

Právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut)

Máte právo požádat, abych vymazala Vaše osobní údaje, pokud dojde k některé z následujících situací:

• osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány
• odvolal/a jste souhlas, na jehož základě byly Vaše osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování
• vznesl/a jste námitku proti zpracování Vašich osobních údajů (včetně profilování), které zpracovávám pro účely mých oprávněných zájmů, a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu včetně případného souvisejícího profilování
• vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně
• vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu České republiky nebo Evropské unie, které se na mne vztahuje
• vaše osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů, pokud dojde k některé z následujících situací:

• popřel/a jste přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abych mohla přesnost osobních údajů ověřit
• zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní, ale odmítáte výmaz těchto údajů a místo toho žádáte o omezení jejich použití
• osobní údaje již nepotřebuji pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
• vznesl/a jste námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, dokud nebude ověřeno, zda mé oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody

Právo na přenositelnost osobních údajů

V případě automatizovaného zpracování osobních údajů, které je založeno na uzavřené smlouvě nebo souhlasu, který jste mi udělili, máte právo na tzv. přenositelnost těchto údajů, které Vám budou poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž bych Vám v tom bránila s tím, že tímto právem nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Kdykoliv můžete vznést námitku proti zpracování osobních údajů, včetně případného souvisejícího profilování, které zpracovávám z důvodu oprávněného zájmu.

Stejně tak můžete vznést námitku proti zpracování v situaci, že Vaše osobní údaje zpracovávám pro účely přímého marketingu. V takovém případě Vaše osobní údaje již nadále nebudu takto zpracovávat pro tento účel.

Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

V případě, že jste mi poskytli souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely, které vyžadují souhlas, máte právo kdykoliv tento souhlas odvolat. Zpracování osobních údajů, ke kterému došlo před odvoláním souhlasu, je zákonné.

Pro uplatnění svých práv se můžete obrátit na místo mého podnikání (kancelář) či využít elektronické komunikační kanály, které v komunikaci se mnou využíváte. Na Vaše žádosti, které se týkají uplatnění Vašich práv, budu reagovat bez zbytečného odkladu ve lhůtě do 30 dnů od obdržení žádosti. Lhůtu je však v případě potřeby možné prodloužit o další dva měsíce. O takovém prodloužení včetně důvodů, které mne k němu vedly, Vás budu informovat. Komunikaci povedu způsobem, který preferujete (e-mail, dopis).

Právo podat stížnost

Pokud se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů, máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7; telefon: 234 665 111; www.uoou.cz.

 

10. Dobrovolnost poskytnutí osobních údajů

Je-li zpracování osobních údajů založeno na vašem souhlasu, jejich poskytnutí je zcela dobrovolné; pokud nám tedy své osobní údaje neposkytnete, neutrpíte žádnou právní újmu, nebudete však moci využívat našich služeb. Jinak je zpracování vašich osobních údajů možné pouze na základě zákonného anebo smluvního požadavku (např. pokud je osobní údaje nutné uvést do smlouvy).

 

11. Jak můžete souhlas se zpracováním osobních údajů odvolat?

Svůj souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů můžete kdykoliv odvolat písemně, na adrese kanceláře: Havlíčkova 797, 765 02  Otrokovice anebo e-mailem na adrese: info@i-reality.eu nebo ivonarie@gmail.com (a to zcela nebo částečně); tím není dotčena zákonnost zpracování Vašich osobních údajů založená na Vašem souhlasu uděleném před jeho odvoláním.